Con l’avanzare dell’era digitale la gestione dei documenti ha subito una rivoluzione radicale.
Gli archivi cartacei si stanno lentamente ma progressivamente trasformando in digitali grazie al sempre maggiore impiego di tecnologie anche in questo settore. Un cambiamento epocale che porterà benefici in termini economici e di sostenibilità e che rappresenta una sfida, ma anche una straordinaria opportunità per aziende, enti culturali e Pubbliche Amministrazioni.
“È suggestivo pensare che dalle incisioni su osso preistoriche, passando per le tavolette cuneiformi dei Sumeri, i supporti utilizzati si siano evoluti nel tempo, come i rotoli di papiro e pergamena nell’antichità e i registri tenuti a mano, i documenti elaborati in digitale e poi stampati ed archiviati, per arrivare poi al documento nativo digitale – sostiene Maria Chiara Lanzillotta, esperta archivista del servizio di Conservazione a norma di TI Trust Technologies, società del Gruppo TIM per la gestione del ciclo di vita dei dati e dei documenti in modalità conformi alle normative Italiane ed Europee. “Non solo è diffusissima per numerose applicazioni la possibilità di conservare i documenti elettronici – continua -, ma ormai possiamo anche dedicarci a trasformare gli archivi che abbiamo tenuto finora in formato cartaceo nella loro versione digitale perfettamente identica all’originale, con lo stesso valore probatorio ed eliminando per sempre i supporti cartacei, rendendo l’intero processo vantaggioso e sostenibile”.
La spinta normativa
La grande velocità con cui sta avvenendo in Italia il passaggio al digitale è frutto anche dell’evoluzione della normativa che a partire dagli anni ’90 ha impostato la semplificazione amministrativa attraverso un processo di “sburocratizzazione” della Pubblica Amministrazione, favorendo l’adozione di nuovi processi e comportamenti. Ripercorriamoli in estrema sintesi:
- Il “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” (TUDA D.p.r. 445/2000) e il “Codice dell’Amministrazione Digitale” (CAD D.lg. 7 marzo 2005, n. 82) che affrontano i nodi relativi alla formazione dei documenti informatici, della riproduzione digitale, della comunicazione e della conservazione.
- Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, in vigore dal 1° gennaio 2022 che hanno aggiornato le Regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
- La modifica al Regolamento UE 910/2014 (eIDAS – electronic IDentification Authentication and Signature) che definisce, tra l’altro, il quadro di riferimento europeo per i servizi qualificati di archiviazione elettronica, caratterizzati da alti livelli di sicurezza e standard tecnici ed organizzativi.
Se dunque la meta è chiara, vediamo le implicazioni, dato che l’archiviazione digitale è un processo che continua ad evolvere e pone sfide legate all’obsolescenza tecnologica e alla necessità di garantire la conservazione a lungo termine dei dati. Tuttavia, i vantaggi in termini di efficienza, fruibilità e tutela del patrimonio informativo sono innegabili.
Le sfide per il futuro dell’archiviazione digitale
“TIM Enterprise, attraverso Trust Technologies, affianca le aziende e la Pubblica Amministrazione nel proprio percorso di digitalizzazione aiutandole a rispondere alle esigenze di miglioramento dei servizi offerti alla clientela e alla cittadinanza” -spiega Raffaele Pomarico, Responsabile Marketing & Sales di TI Trust Technologies. “La trasformazione digitale dei documenti rientra tra i servizi che possono portare benefici in termini economici e di efficienza dei processi ed è rigorosamente regolata anche quando è legata alla distruzione dei supporti analogici originali, oggi consentita grazie alla cosiddetta ‘certificazione di processo’. Non c’è alcun rischio per il patrimonio artistico e culturale e l’obiettivo è quello di preservare gli archivi cartacei rendendo più efficiente, sostenibile e meno dispendiosa la loro conservazione e, nondimeno, di valorizzarlo e renderlo fruibile”.
Una volta rassicurati su questo punto, possiamo dedicarci ad esaminare sinteticamente le numerose sfide da affrontare.
Gli aspetti tecnologici ed organizzativi. Un aspetto chiave è quello di garantire l’accesso e la leggibilità dei documenti digitali nel lungo termine. Le tecnologie adottate, devono infatti prevenire il deterioramento dei supporti digitali, l’obsolescenza tecnologica delle infrastrutture e delle applicazioni. Questo rischio si affronta intervenendo sul fronte tecnologico e su quello delle risorse umane. Dal punto di vista tecnologico, si tratta di adottare formati standard aperti ed ampiamente supportati, migrare i dati sui supporti più efficienti e performanti con regolarità per garantirne l’accessibilità nel tempo, investire in soluzioni tecnologiche flessibili e scalabili allineando costantemente le piattaforme alle più recenti evoluzioni tecnologiche e adottando le migliori prassi nello sviluppo dei software applicativi. Dal punto di vista degli interventi organizzativi si deve curare l’introduzione di nuove professionalità destinate a guidare i processi più delicati (analisi dei flussi documentali, dematerializzazione e certificazione di processo, progettazione di sistemi di accesso sicuri ed affidabili, conservazione a lungo termine), supportare il cambiamento verso nuove modalità di lavoro e facilitare l’adozione dei nuovi processi.
Gli aspetti legati alla Cyber Security. La sfida della sicurezza è centrale: una volta che i supporti cartacei non esisteranno più, sarà fondamentale garantire disponibilità, integrità e riservatezza dei dati. Oltre alle più evolute misure di protezione dalle crescenti minacce informatiche, normative e standard internazionali impongono l’adozione di misure coerenti con le caratteristiche dei dati trattati. La EU Cybersecurity Directive 2 (NIS 2), la creazione del Perimetro di Sicurezza Nazionale Cibernetica e lo stesso eIDAS riformato testimoniano la sensibilità delle istituzioni al tema della sicurezza e vanno nella direzione indicata, introducendo una ponderata distinzione delle categorie dei dati e delle relative misure di prevenzione e sicurezza da garantire fino a definire un rigoroso quadro di accreditamento, di vigilanza e sanzionatorio a carico dei gestori dei servizi di conservazione che mira a dissuadere chi si presenti sul mercato con livelli di qualità e di sicurezza non in linea.
Questo è ancor più vero se si considera la spinta impressa all’adozione di soluzioni di conservazione cloud che il Governo e gli enti di indirizzo della PA stanno promuovendo in Italia con lo scopo di dare la giusta tutela ai diritti dei cittadini e di garantire l’interesse pubblico nell’era digitale.
Le opportunità e i vantaggi dell’archiviazione digitale
Ma se queste sono le sfide con cui confrontarsi, il gioco vale la candela? La partita è facile perché i traguardi da raggiungere garantiscono enormi benefici sia a livello di singolo soggetto sia a livello di sistema.
Da un punto di vista pratico i maggiori vantaggi stanno nell’efficienza dei processi e nell’accessibilità no limit. L’accesso ai documenti diventa rapido e semplice, incrementando la produttività e l’efficienza dei flussi di lavoro. Così ricerca e recupero dei documenti non richiedono più ricerche manuali e i sistemi di indicizzazione permettono di trovare rapidamente le informazioni desiderate. D’altra parte, i documenti digitali possono essere consultati da remoto migliorando la collaborazione e la fruizione delle informazioni. Vengono meno anche i gravosi costi della tenuta degli archivi cartacei in spazi fisici, dalla stampa su carta alla manutenzione degli edifici di custodia, allo smaltimento.
I vantaggi sono notevoli anche sotto il profilo della sostenibilità, grazie alle ridotte esigenze di mobilità e al recupero di spazi da destinare ad usi più pregiati ed in generale al minor consumo di risorse naturali.
In generale, possiamo anche affermare che la disponibilità, la riservatezza e l’integrità di dati e documenti, utilizzando le tecnologie di conservazione digitale sono maggiormente tutelate poiché vengono meno tutte le minacce che affliggono i documenti cartacei: smarrimento, furto, deterioramento e accessi non autorizzati. Da questo punto di vista le misure di protezione e prevenzione proprie delle tecnologie digitali sono decisamente più performanti ed evolvono rapidamente.
In sostanza, utilizzando una frase attribuita a Socrate, se il segreto del cambiamento è concentrare tutte le tue energie non nel combattere il vecchio, ma nel costruire il nuovo, allora dobbiamo considerare il progressivo abbandono dei supporti cartacei come una fonte di grandi opportunità da cogliere per costruire un futuro migliore.
